A variável inadimplência está inserida em todos os condomínios, independente de seu porte ou localização. Interferindo diretamente no planejamento da vida condominial, as administradoras sofrem com a pressão dos síndicos, conselheiros e demais condôminos que desejam acompanhar cada passo dado em relação a regularização de débitos em atraso.

Normalmente as administradoras determinam qual procedimento tomar, aprazando etapas, desde a mais simples, relacionada ao primeiro contato com o devedor, que pode ter sido originado de esquecimento ou extravio no recebimento da obrigação condominial, caminhando para as cobranças por meio de mensagens, alertas ou avisos, alcançando o envio de cartas de cobrança, que podem inclusive ser encaminhadas em formato de boleto bancário.

Embora cada administradora possua seu formato específico de cobrança, nossa proposta é dar dicas de como tornar algumas etapas automatizáveis, gerando ganho de tempo. E no caso da cobrança, ganho de dinheiro!

Há vários recursos que proporcionam essa automação, como o controle de cobrança judicial, que permite maior interação entre as equipes de cobrança e do jurídico, mesmo que o departamento jurídico seja externo; registro de atendimentos aos inadimplentes, que garante que toda a equipe de cobrança tenha acesso às informações de cada caso de inadimplência diretamente pelo sistema, descentralizando processos e informações; e relatórios dinâmicos, que contemplam todas essas informações e podem ser enviados aos síndicos e demais interessados para que acompanhem todo o processo e as medidas que estão sendo tomadas pelo departamento de cobrança.

Além desses facilitadores, ainda há a possibilidade de automação da carta de cobrança, que também pode ser parametrizada de acordo com a necessidade de cada cliente. Por exemplo, se determinado condomínio desejar emitir somente três avisos de cobrança a serem enviados mensalmente, enquanto outro solicitar o envio de cinco cartas a serem emitidas semanalmente, é possível atender a individualidade de cada condomínio, sem a necessidade de controles manuais que geram perda de tempo à equipe.

Outra possibilidade, vista por muitas administradoras como ferramenta fundamental para a diminuição do índice de inadimplência, é enviar pelo menos o primeiro modelo de carta de cobrança em formato de boleto bancário, o que, além de agilizar o pagamento do débito, evita que o devedor tenha que entrar em contato com o departamento de cobrança para solicitar o boleto. Assim, em vez de emitir uma cobrança e esperar o devedor solicitar o boleto, já envie o boleto com a cobrança, gerando pagamento mais ágil e eliminando mais uma demanda e ligações! Antecipe-se!

Mas e o custo do registro bancário desse boleto emitido? Você sabia que é possível acrescer à carta de cobrança emitida em forma de boleto custas e valores, como despesas de registro, emissão, postagem e até mesmo outros valores como “honorários de cobrança”? Isso mesmo!

Ainda é possível, com o módulo do Gerenciador de Processos, que o envio das cartas de cobrança seja realizado por e-mail, reduzindo inclusive mão de obra e despesas de envelopamento e demais demandas necessárias para a postagem dessas cobranças.

Muito mais facilidade para seu departamento de cobrança!

Para saber mais sobre esses e outros recursos, entre em contato com nossa equipe.