Existem duas coisas que fazem a relação entre síndicos e condôminos ser saudável e devem fazer parte do dia a dia de toda boa administração: ética e transparência. E a prestação de contas é uma forma de passar segurança aos moradores, que investem dinheiro para continuar residindo ali.

A prestação de contas não é feita somente por bom senso, ela é obrigatória de acordo com o artigo 1.348 do Código Civil, que define que a prestação deve ser realizada pelo menos uma vez por ano (ou quando for exigida), como parte das competências do síndico. Além dessa obrigatoriedade, é essencial que um bom gestor seja sempre claro quanto aos gastos e investimentos para que não haja nenhuma surpresa posterior quanto ao controle financeiro do condomínio.

Movimentar quantias em prol do desenvolvimento, manutenção e melhorias é o que se espera da pessoa que está administrando o condomínio. Mas como saber se isso está sendo feito da melhor forma? Como conseguir mostrar aos envolvidos que os investimentos são necessários e que cada real está sendo gasto com responsabilidade?

Pensando nas possibilidades que fazem a prestação de contas ser mais transparente, apresentamos aqui um conjunto de ações que podem (e devem) ser adotadas e aplicadas na gestão de condomínios.

ASSEMBLEIAS

As assembleias gerais tem como objetivo principal a informação e tomada de decisões. Essas reuniões podem ser periódicas de acordo com a disponibilidade da equipe gestora e deve ser aberta a todos os condôminos.

E, de acordo com a lei, essa é a forma legal de apresentar essa prestação de contas. E mesmo sendo obrigatória a realização de assembleias anuais, o indicado é que o síndico convide os moradores para outros momentos direcionados ao mesmo propósito, sempre que alguam decisão precisa ser tomada.

É recomendado também que o síndico esteja em posse de alguns documentos, como por exemplo:

  • Demonstrativo de despesas;
  • Balanço contábil;
  • Recibos e Notas Fiscais;
  • Orçamentos e aprovações;
  • Registro de gastos específicos;
  • O que mais for necessário para comprovar onde o dinheiro foi gasto.

COTAÇÃO DE ORÇAMENTOS

A realização de um serviço ou compra de algum produto é recorrente em condomínios. Por isso, a melhor forma de manter tudo às claras nesse quesito é fazendo cotações com diversos fornecedores.

O síndico precisa levar em conta os processos básicos para a realização de uma cotação, fazendo assim os problemas com desconfiança desaparecerem.

Já a aprovação de orçamentos deve obedecer uma natureza específica, determinada para cada condomínio. Como esse orçamento será provado? Por quem? Moradores podem opinar? Haverá votação? O esclarecimento prévio de todos esses pontos ajudam a manter a transparência entre gestão e condôminos.

UTILIZAR INFORMATIVOS

A melhor forma de informar os moradores de forma geral é usando os informativos. Seja em um quadro específico para informativos ou entregues um a um, esse tipo de comunicação tem o poder de evitar mal entendidos e ajudar na transparência da prestação de contas.

Pode-se utilizá-los para aviso de obras, aviso de compras, aviso de reuniões e assembleias, pesquisas e todos os assuntos relacionados à coletividade e que precisam chegar a todos os moradores.

Além disso, a tecnologia está aí para ser usada. Informativos via e-mail ou via uma plataforma específica de fácil acesso aos usuários atingem ainda mais moradores.

BALANCETE NO BOLETO   

Muitos condomínios já utilizam essa tática. É uma excelente opção ser transparente na prestação de contas pelo boleto. Chega sempre às mãos dos moradores (afinal, precisam pagar a taxa mensal) e é possível fazer isso mensalmente, assim todos conseguem ter uma noção de quanto dinheiro entrou, quanto saiu e quanto sobrou todos os meses. Isso evita que a verdadeira situação financeira do condomínio seja descoberta quando as contas já estão no vermelho.

SÍNDICO SEMPRE DISPONÍVEL

Mesmo com todas as possibilidades, é de extrema importância que o síndico esteja sempre disponível para esclarecimento de dúvidas e sugestões. Uma boa gestão é feita de “portas abertas”. Os clientes, no caso os moradores, precisam ter fácil acesso ao síndico.

Também é necessário que o gestor deixe claro quais dias e horários ele tem disponível para atendimento. Ele deve ter um momento e lugar específicos para que possa ser procurado pelos condôminos.

PRESTAÇÃO DE CONTAS ONLINE

Hoje em dia, a forma mais eficaz de prestar contas é através do mundo digital. Ter um site ou até mesmo uma plataforma que automatize essa questão e chegue de forma uniforme aos moradores faz toda diferença.

Todos os condôminos têm acesso ao que é feito, quanto foi gasto e ao caixa do condomínio de forma simples e rápida. A contratação dessa plataforma ou site ajuda e muito na transparência da prestação de contas.

Essas são apenas algumas das ações que os gestores podem implementar para facilitar na transparência e no relacionamento com os demais. Se você quer elevar a administração do seu condomínio a um novo nível, melhorando o relacionamento entre moradores e otimizando seu tempo, entre em contato com a GoSoft e Athos e confira nossas soluções condominiais.