O primeiro passo: GED (Gestão Eletrônica de Documentos)

Se sua empresa já utiliza as digitalizações dos documentos financeiros, você já está na vantagem, pois é possível adaptar os recebimentos desses documentos que muitas vezes chegam por meio de trocas de e-mails ou fornecedores, ou até mesmo e-mails automáticos da própria Prefeitura.

Outro ponto de comunicação que deve ser considerado, mesmo não sendo tão eficiente quanto gostaríamos, são os envios de documentos pelo próprio cliente final, seja síndico, zelador ou similar. Vemos que algumas empresas que já utilizavam o WhatsApp começaram a potencializar esse veículo de comunicação, outras acabaram por se render à ferramenta, que apresenta várias desvantagens. Se você vai utilizar o envio da foto da despesa pelo e-mail, app ou WhatsApp, não importa, a ideia é que seja possível enviar documentos, sem precisar deslocar fisicamente alguém até o prédio. E esse cenário pode ser tratado da mesma forma que o recebimento de um documento financeiro diretamente do fornecedor ou Prefeitura.

Com o auxílio de GED fica muito mais fluido o recebimento e a organização dos documentos, para posteriormente gerar relatórios com links de visualização e a pasta digital. Caso você já utilize o Controle de Documentos, produto disponibilizado pela GoSoft, os próximos passos poderão ajudar na sua organização.

Ao receber tais documentos, salve-os em uma pasta local, visando levá-los ao catálogo de documentos, que possibilitará o vínculo desses documentos em vários menus do sistema, incluindo os lançamentos do contas a pagar.

Segundo passo: tratando o documento recebido eletronicamente

Como você já sabe, é possível efetuar o catálogo de documentos em massa utilizando o SIGADM Complementos, o que pode ser efetuado com meio do uso das etiquetas (códigos de barras ou QR-Code) de forma automática. Nesse momento de home office essa automatização não se faz efetiva, afinal grande parte dos operadores do sistema não estarão com esses documentos em mãos fisicamente, bem como não contarão com digitalizadoras ou etiquetas. A outra opção também utilizará o SIGADM Complementos, da seguinte forma:

Acesse o menu acima (SIGADM Condomínio / Cadastros / Controle de Documentos / Catálogo Automático). A tela que se abrirá apresenta o botão “Parâmetros”, destacado na figura:

Nesse parâmetro mencione o caminho onde salvou seus arquivos recebidos por e-mail ou qualquer outro canal de recebimento que sua administradora tenha optado. Vale lembrar que essa pasta deve estar localmente salva no mesmo ambiente em que o SIGADM Complementos está instalado, ou seja, caso esteja acessando as aplicações sem o uso de VPN, essa pasta deve ter sido criada no seu computador, caso contrário, a pasta deverá ser direcionada ao PC que está acessando.

Depois de informar o local onde estão salvos os documentos, note que há possibilidade de efetuar o catálogo automático de duas formas, uma delas é a leitura pelo nome do arquivo, o que poderá te facilitar ainda mais, afinal como não haverá etiquetas identificando o ID do documento a ser inserido, a função “OCR” não será eficiente. Ao optar pelo nome do arquivo, será habilitada a opção “sem verificação de dígitos”, que recomendamos deixar marcada.

Para que seja possível utilizar o nome do arquivo, valem algumas dicas:

1) Identifique a partir de qual numeração você deseja inserir no sistema. Caso esteja trabalhando com várias pessoas responsáveis pelo catálogo do documento no sistema, sugerimos a divisão por faixa de número. Por exemplo, eu ficarei com os números de 1001 até 1300, meu colega de trabalho utilizará do 1301 até o 1500;

2) Com a numeração em mente, salve os documentos com essa numeração. Sugerimos que se atente à quantidade de dígitos, para facilitar sua visualização. Por exemplo, se eu for utilizar a numeração acima, posso me organizar sempre mantendo cinco dígitos, assim quando determinado documento tiver mais de um arquivo poderei usar uma letra no início do número no começo para me localizar, como 01001 e A1001;

Você também poderá inserir o documento sem ter o trabalho de numerar os arquivos, mas terá que informar o número da etiqueta após a leitura da pasta, mais adiante falaremos sobre essa opção. Nessa tela de parâmetros também é possível identificar o “tipo do arquivo padrão”, no nosso exemplo foi determinado como “CONTAS A PAGAR – FORNECEDORES”. Agora que acabamos de parametrizar, vamos para o passo seguinte.

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Terceiro passo: lendo os arquivos

Para iniciar a leitura dos arquivos que estão dentro da pasta informada no passo anterior, comande o botão destacado na tela abaixo:

Para garantir que você não leia várias vezes o mesmo arquivo, após o catálogo, o sistema irá mover os arquivos lidos com sucesso para uma subpasta construída automaticamente pela aplicação, com o nome de “processados”.

Na tela abaixo, veremos como ficará a leitura quando optamos por utilizar o nome do arquivo para identificar o ID, havendo os seguintes dados na pasta apontada nos parâmetros:

Após a leitura, veja como a aplicação ficou:

Veja que por conta do nome do arquivo, a aplicação já associou os IDs das etiquetas automaticamente, salvo aquelas em que há mais de um conteúdo na mesma etiqueta, que acima podemos notar que foram os arquivos AA060 e AA60. Para que esses outros dois documentos sejam catalogados dentro da etiqueta 60, bastará inserir manualmente a coluna ID, conforme tela abaixo:

No exemplo acima, já informamos a sequência (ordenação) que deverá ser catalogada. Esse padrão muda em cada administradora, uma vez que para alguns o primeiro documento a ser catalogado deve ser o boleto, enquanto para outros é o documento fiscal, como notas e cupons ficais. Sempre obedeça ao padrão da sua administradora.

Para ganhar ainda mais tempo e dirimir eventuais erros, veja outras dicas que são eficientes nesse passo:

1) Utilize as informações adicionais, como data do recebimento do documento ou data do vencimento do pagamento, para colaborar com o setor de contas a pagar que saberá a prioridade da inserção dos lançamentos;

2) Informe o código do prédio. Assim como é efetuado no recebimento de malotes físicos, os responsáveis organizam os documentos e numeram os condomínios. Faça a mesma coisa!

3) Caso desejar, utilize o campo “informação adicional” da própria linha, informando, por exemplo, quem é o fornecedor (Fornecedor GoSoft, no exemplo abaixo);

As possiblidades acima são ideias para otimizar a identificação do documento e facilitar a entrada desse pagamento, não são obrigatórias, utilize as que melhor atenderem o seu processo. Agora basta catalogar. Vamos ver no próximo passo como essas imagens serão levadas para o SIGADM Condomínio Web.

Quarto passo: como as imagens foram levadas para a aplicação web

Acesse no Condomínio Web o menu Cadastro / Controle de Documentos / Catálogo de Documentos, utilize os filtros disponíveis na tela, ou no caso da pesquisa abaixo, apenas comande filtrar para que a aplicação traga somente os catálogos ainda não vinculados no sistema:

Vamos editar um dos lançamentos para visualizar quais dados foram trazidos para o sistema na imagem abaixo:

Note que a aplicação recebeu as informações adicionais que facilitarão a pesquisa, bem como a sequência e os diversos documentos recebidos pelo SIGADM Complementos (passo anterior). Caso desejar, você poderá ainda comandar a alteração da sequência dos documentos, conforme mostra a figura abaixo:

Ou poderá ainda incluir ou excluir o conteúdo da etiqueta. Assim como poderá ser liberada que tal etiqueta seja objeto de vários vínculos do sistema, que para a sua comodidade traz default para que cada etiqueta possa ser vinculada somente em uma função do sistema, evitando-se assim duplicidades. No caso de documentos financeiros, o usuário que for utilizar a mesma etiqueta para lançamentos de parcelamentos, deverá comandar essa opção, caso contrário, não precisa alterar, o sistema já trará a forma mais segura.

Nesse outro registro nota-se que a “informação adicional” foi trazida conforme mencionamos no SIGADM Complementos, e quando expandimos alguns dados desse último registro vemos o código do condomínio que já atribuímos no catalogo automático, que impedirá que o documento seja lançado em outro prédio, bem como o usuário responsável pelo processo.

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É importante considerar que alguns documentos quando lidos no SIGADM Complementos através de códigos de barras poderão ser acompanhados do símbolo abaixo, que significa que a aplicação conseguiu identificar dados como vencimento, valor, numeração do código de barras, utilizando o OCR:

Isso somente ocorrerá quando a aplicação localizar o código de barras, ou seja, em documento como notas fiscais não será capturado nenhum dado, bem como quando utilizado na parametrização o uso da OCR, que se trata de uma tecnologia disponível em nossas aplicações de leitura de dados.

Caso queira trazer essas informações, altere os parâmetros, que nos exemplos acima foram mencionados como “leitura do ID pelo nome do arquivo” para o uso da OCR, e nesse caso o próprio usuário deverá informar registro a registro o número da etiqueta.

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Agora que os documentos já estão catalogados e identificados, vamos vinculá-los aos lançamentos do contas a pagar.

Quinto passo: utilizando as imagens catalogadas no contas a pagar

Para facilitar o lançamento da despesa, sugerimos que o operador mantenha duas telas abertas simultaneamente. Caso já tenha o hábito do uso de dois monitores, poderá utilizar-se de cada uma das telas em seus respectivos monitores, ou dividir a visualização.

A primeira tela a ser aberta é o catálogo de documentos, tela apontada no passo anterior, utilize os filtros que melhor lhe atenderem, como informações adicionais, e acesse a imagem inerente ao catálogo, no símbolo destacado abaixo.

Ao comandar o símbolo em questão, a aplicação trará a(s) imagem(ns) respectiva(s), conforme próxima figura:

Para que essa imagem fique proporcionalmente distribuída em metade da tela, permitindo que seja aberta a tela dos lançamentos da programação do contas a pagar, nossa próxima tela necessária, comande no seu teclado as seguintes teclas: Windows + seta para esquerda. Note como ficará a tela na figura abaixo:

Caso você esteja utilizando dois monitores, ao invés de torná-la em modo de divisão de tela, arraste a tela para o segundo monitor. E no primeiro monitor mantenha a tela do contas a pagar.

Vamos acessar nossa segunda tela, para quem optou pela divisão da tela, bastando acessar no menu principal da aplicação, que na figura acima encontra-se ao lado direito, o seguinte menu: A Pagar / Programação / Lançamentos. Caso a aplicação abra outra página, basta repetir o comando, dessa vez inserindo a seta do lado oposto (Windows + seta para direita). Veja qual será o resultado:

Agora que você já conhece o processo, vamos a algumas dicas:

1) Sempre pesquise o lançamento para verificar se é uma despesa já projetada. Caso realmente seja, edite o lançamento, altere de “projetada” para real, promova as alterações desejadas e insira no campo ID o número relacionado à imagem em questão, no caso do nosso exemplo acima, o ID seria 61. Caso não se tratar de lançamento projetado, insira um novo lançamento, não esquecendo de vincular o ID no final da tela;

2) Caso tenha optado pela captura de dados por meio do OCR e o lançamento a ser inserido não seja projetado, você poderá optar por “novo lançamento através do catálogo de documentos”, trazendo os dados capturados já digitados e tornando a inserção dos lançamentos mais ágil.

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Vamos a outras opções relacionadas ao assunto.

Sexto passo: como funciona a inserção da imagem sem o uso do SIGADM Complementos

No decorrer da sua rotina financeira, por meio de relatórios como “compromissos a pagar” e “fluxo de caixa”, será fácil identificar as despesas fixas que devem ser pagas, mas ainda não estão sob poder do departamento. Para que isso funcione eficientemente, não basta as aplicações lhe apresentarem os dados, a tecnologia deverá acompanhar processos e regras que se alteram a cada administradora. Por exemplo, caso a sua administradora trabalhe com geração de remessas de pagamento eletrônico com antecedência de 48 horas, o que por conta do nosso cenário turbulento de pandemia poderá ser aumentada a antecedência, identifique com pelo menos 96 horas de antecedência do vencimento quais lançamentos ainda se encontram como “projetado”, visando contato com o fornecedor ou providências acerca de segundas vias ou alterações de vencimento.

Assim, supondo que você identifique algum compromisso que se encontra dentro do prazo de controle de pagamentos pontuais (no exemplo acima, 96 horas de antecedência) e entre em contato com o fornecedor que enviou o documento por e-mail, você poderá seguir o caminho que até então seguimos, assim:

Salve o documento recebido por e-mail, caso desejar mantenha-o na pasta download, localize o lançamento projetado em questão, alterando-o para “Real” e efetuando suas respectivas informações e grave. Na tela de lançamentos note o símbolo destacado na figura abaixo:

Ao clicar no símbolo em questão, na sequência (figura abaixo) busque o documento na sua pasta de download ou outra pasta que tenha salvo o conteúdo do e-mail enviado por seu fornecedor.

Veja que na tela abaixo é necessário informar o tipo do documento, que na figura foi inserido como “Contas a Pagar – Fornecedores” e inserido o documento no botão “selecionar”.

É possível inserir vários documentos e mencionar a sequência de visualização deles.

Essa opção, por ser muito manual e aberta a erros humanos, recomendamos que seja utilizada não em larga escala (grande volume), mas caso você como coordenador julgue que é mais eficiente, poderá então fazer dessa forma.

No material em questão apresentamos duas formas de efetuar os lançamentos dos documentos recebidos eletronicamente, quando utilizado o Controle de Documento (GED). Mas não se esqueça que a operação muda em cada empresa, caso você tenha outra forma que julga eficiente, conta pra gente!