Dúvida

Em meio à pandemia que obrigou o mundo todo a rever a cultura de trabalho home office, você cliente GoSoft tem todas as possibilidades para se adaptar a esse novo cenário. Mas sabemos que não basta ter tecnologia que disponibilize o trabalho remoto, as empresas que nunca se viram nesse cenário, precisam rever alguns processos. Pensando nisso, nossa equipe vem disponibilizando alguns materiais que podem te ajudar a se adequar.

Em nossas conversas com clientes de vários locais do Brasil, notamos que entre as maiores preocupações dos gestores estão os departamentos financeiros, principalmente o contas a pagar e o contas a receber, afinal é unânime que ambas as rotinas devem continuar cumprindo com suas finalidades, diferente de outros departamentos, como o de cotações ou fiscalização, ou mesmo o de assembleias, que terá demanda diminuída por conta do cenário de quarentena.

Se a sua administradora já usa algum GED (Gestão Eletrônica de Documentos), como é o caso do Controle de Documentos da GoSoft, que além da geração da pasta digital, também possibilita toda a organização de documentos por meio das aplicações, está mais fácil, e preparamos um material exclusivo pra você! Clique aqui para acessar.

Mas se na sua empresa ainda não há nenhum GED e o recebimento, organização, trânsito e arquivo são efetuados manualmente, também compilamos aqui algumas dicas que podem ser adaptadas a sua necessidade, visando facilitar sua adesão ao trabalho home office, afinal com as condições técnicas podemos te ajudar!

O recebimento de despesas dos condomínios

Embora alguns documentos ainda sejam entregues fisicamente às administradoras, seja no próprio balcão de atendimento, malote ou afins, é possível que nesse momento você reveja, mesmo que temporariamente, seus canais de recebimento. Quando se trabalha com o GED o mais prático seria o recebimento por meio do Malote on-line, todavia, em meio ao atual cenário não é momento de implantar novas ferramentas, mas de qualquer forma fica a sugestão para o futuro.

Dicas de canais de recebimento de despesas

  • Cadastrar o e-mail da sua administradora nas inscrições municipais dos condomínios tornará mais fácil receber as notas fiscais eletrônicas emitidas dentro do município de domicílio do prédio;
  • É possível habilitar o DDA nas contas bancárias dos condomínios, assim você conseguirá analisar os boletos registrados com o CNPJ titular da conta. Claro que isso será viável somente na gestão de contas vinculadas, ou seja, prédios com contas bancárias próprias. E para administradoras que já trabalham com pagamento por meio de arquivo bancário, poderá afetar bastante a operação, deixe essa opção como alternativa;
  • Habilitação do envio de documentos por meio de WhatsApp e e-mail por parte dos seus clientes finais. O síndico ou zelador, ao receber qualquer documento, poderá fotografá-lo com a ajuda de um celular e enviar para a sua administradora, que por não ter o GED terá que efetuar a gestão manual, mas será mais eficiente do que aguardar a via física;
  • Comunique-se com seus fornecedores para que o envio de boletos e documentos ficais ocorram por um e-mail direcionado e único, assim sua equipe poderá se dedicar ao recebimento desses documentos para garantir o pagamento. Seus fornecedores têm total interesse em receber pontualmente e te ajudarão nesse momento;
  • Reveze entre sua equipe alguém para retirar da caixa postal as despesas recebidas pelo correio, ou mesmo deixadas na sede por algum cliente. Se possível, aproveite a estrutura da empresa para digitalizá-las e seguir o caminho das demais despesas. Ou forme equipes (com revezamento) para lançar no sistema o pagamento utilizando as vias físicas.

Tratando os documentos recebidos eletronicamente

Agora que já abriu canais de recebimento está na hora de organizar a inclusão dessas obrigações no sistema. Seu grande aliado será o controle que as aplicações disponibilizam de “real” e “projetado”, afinal por meio dele você tem conhecimento de quais obrigações deverá cumprir rigorosamente, como concessionárias, manutenções, parcelamentos e contratos.

Vale ressaltar que muitos departamentos da sua administradora terão menos demanda, como é o caso de setores responsáveis por propostas e orçamentos, ou ainda gestão de assembleias e tudo mais. E por que isso é importante? Pois como seu processo financeiro terá que ser manual, pois não há o GED, sua agilidade no lançamento e pagamento dos compromissos poderá ser afetada, podendo precisar de união dos esforços da equipe para que o trabalho que é primordial, entre pagamento de contas e recebimento de arrecadações, seja priorizado.

Vamos a algumas possibilidades para tornar a entrada desses compromissos possível: primeiro determine responsáveis pela administração desses documentos recebidos, de acordo com seu volume de dados, por exemplo, você pode deixar uma pessoa responsável por cada canal de recebimento, assim uma pessoa trata os documentos recebidos por WhatsApp, outra os recebidos por e-mail, e assim sucessivamente. É importante atentar-se às duplicidades, por isso fique de olho nas mensagens do sistema.

Recebidos os documentos, por exemplo por e-mail, caberá ao responsável salvar os documentos, o que pode ocorrer na máquina (pasta no PC do operador) ou na própria plataforma de e-mails. O modo de organização varia de cada pessoa, mas será mais fácil para imprimir essas vias e montar, posteriormente, a pasta de prestação de contas física, se conseguir organizar por prédio. A grande maioria das administradoras optaram por emitir exclusivamente pastas em formato digital, sua empresa deve avaliar a melhor opção, mesmo que temporariamente.

Conforme os compromissos forem recebidos, pesquise se tal despesa já se encontra lançada no contas a pagar, se desejar divida a tela de visualização, caso não tenha a opção de trabalhar com dois monitores. Para efetuar essa divisão o próprio Windows pode te ajudar, veja como:

Abra a nota fiscal, imagem ou pdf, e comande as teclas Windows + seta para esquerda, note que o documento ficará na metade da tela. Na sequência abra a programação e lançamentos do contas, com a tela de pesquisa aberta, comande com o teclado Windows + seta para direita, note que a tela foi dimensionada para a outra metade da tela. Mas e se a nota fiscal chegou e o boleto não, ou vice-versa? Use a agenda da aplicação! Isso mesmo, veja na tela abaixo que é possível efetuar o lançamento e informar ao sistema que falta algo, como, por exemplo, a nota não chegou, só o boleto, como é o caso da figura. Assim, quando o que estiver faltando for recebido, você poderá completar o lançamento. Além de contar com o relatório denominado como “recepção de documentos”, disponível no menu A Pagar / Programação.

Caso precisar, utilize o campo de observações, disponível logo abaixo da área destacada acima, para efetuar anotações, como, por exemplo, “enviado e-mail cobrando a nota em **/**”. Quando o documento faltante chegar, edite o lançamento, complete as informações respectivas e remova o flag de cobrar do fornecedor.

Nesse período, até para que consiga beneficiar os fornecedores locais de sua região, que estão passando por um momento econômico complicado, havendo autorização do prédio e saldo em conta, prefira antecipar pagamentos, principalmente considerando que poderá haver queda de internet, ou acúmulo de processamentos na rede bancária.

Mantenha sua conciliação bancária diária, se o compromisso foi pago manualmente, baixe no máximo no final do dia. Se o pagamento foi realizado por meio de arquivos, leia o retorno assim que possível. Dessa forma o relatório de compromissos a pagar será fidedigno, colaborando com sua organização financeira. Além de ser possível contribuir para os controles dos síndicos e equipe com o relatório de fluxo de caixa.

Boa sorte nesse novo cenário e conte sempre com a nossa equipe. E se você tem ideias sobre como melhorar e adaptar processos nessa fase de home office, manda pra gente!