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Quando o prazo da gestão chega ao fim - tanto do síndico como da empresa administradora -, alguns procedimentos de documentação devem ser seguidos para que a próxima gestão tenha todo o arquivo da movimentação anterior.
Na transição de gestão e troca de empresas, a administradora que será substituída deve entregar todos os documentos que provem a administração. Devem integrar a pasta de prestação de contas, principalmente:
- Guias de Recolhimento e Pagamento de Encargos Sociais;
- Benefícios Trabalhistas e Tributos;
- Comprovantes de Pagamentos de Contas;
- Circulares Entregues;
- Cartas de Comunicação;
- Cadastro Atualizado de Condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
- Livro de Atas;
- Cartão do CNPJ;
- Convenção Condominial e Especificação;
- Relatório da Última Emissão de Boletos;
- Livro de Registro de Empregados e Balancetes.
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- Toda documentação deve ser repassada para a nova empresa, como também uma carta com a listagem de todos os documentos entregues, protocolada pelo síndico.
- Os documentos não devem ficar sob o poder da administradora antiga. A atual pode notificá-la dando um prazo para a regularização e envio dos documentos, sob pena de ação de busca e apreensão.
- Irregularidades na gestão anterior são graves problemas para a gestão atual. Quando o condomínio suspeita de irregularidades conduzidas por má fé da administradora, deve acionar uma auditoria externa com aprovação em assembleia.
- A administradora comunica ao síndico as irregularidades, e este, após deliberação do conselho ou de assembleia geral, poderá constituir advogado e entrar com uma ação judicial ou extrajudicial.
- De acordo com o artigo 1347 do Código Civil, compete ao síndico "dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio".
- Toda a documentação de um modo geral deve ser arquivada durante 5 anos, exceto a documentação relativa ao FGTS e INSS que deve ser guardada por 35 anos.
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