Uma das coisas de extrema importância para qualquer condomínio é a comunicação!

E hoje trouxemos dicas de como fazer o bom uso do WhatsApp para comunicação dentro de seu condomínio.

Com o uso constante da tecnologia de comunicação, o WhatsApp se transformou o meio mais popular, entre os condôminos e condomínio não é diferente, muitos síndicos já aderiram o uso desta ferramenta para se comunicar com moradores, funcionários e outros participantes da administração do condomínio.

Mas como fazer o bom uso do WhatsApp sem que haja problemas na comunicação do condomínio?

Veja essas 4 dicas que iram te auxiliar para que tudo funcione corretamente em sua comunicação:

1.       Discuta o assunto na Assembleia.

Antes de criar um grupo de WhatsApp para o condomínio, o responsável deve propor a ideia na assembleia para verificar o nível de aprovação dos moradores.

Caso a maioria tenha interesse em participar e outros não queiram ser adicionados, o gestor do condomínio deve respeitar as opiniões individuais e inserir somente os interessados.

Lembrando que WhatsApp não deve ser o canal oficial de comunicação entre a administração e os moradores.

O ideal é que deixe claro, desde o primeiro dia, qual é o canal oficial de comunicação e estimule os moradores a se comunicarem com ele por ali, sempre que possível. O canal oficial pode ser um e-mail, um aplicativo do próprio condomínio, o livro de ocorrências, o site do condomínio, entre outros.

2.       Crie regras para a utilização

Para que o WhatsApp do condomínio funcione de forma correta e objetiva é essencial que haja regras, isso inclui: regras de boa convivência, quais assuntos podem ser tratados e quais são proibidos, horários para que o grupo se silencie, entre outros.

Tudo isso contribui para que os assuntos principais não sejam desvirtuados em funções dos famosos “Bom dia” e “Boa noite”, correntes eletrônicas, ou até mesmo imagens e vídeos que não se encaixam com as diretrizes do grupo.

3.       Separe as conversas coletivas das individuais e não deixe ninguém sem resposta

Saber separar conversas coletivas com as individuais é uma ação importante, pois quando contém um assunto que diz respeito à um só condômino ou uma pequena parte dele o ideal é que sejam realizadas conversas privadas, de modo que não atrapalhe os outros moradores e para não tornar o grupo cansativo.

É fundamental não deixar nenhum condômino sem esclarecimento e respostas. Caso não possa responder naquele momento, informe a todos que dará um retorno assim que possível.

4.       Conflitos devem ser resolvidos

Discussões e acusações no WhatsApp podem gerar provas de Calúnia e difamação.

Por isso é importante que qualquer desentendimento dentro do grupo condominial seja levado ao síndico para fazer uma mediação de conflito entre os envolvidos.

Observação: Não é recomendado que as administradoras de condomínios sejam incluídas nos grupos internos de um condomínio. Pois a empresa está disponível apenas para orientar o condomínio de forma objetiva e estruturadas. O ideal é que o síndico trate os assuntos e informações com a administradora de forma isolada e pelo canal oficial de comunicação.

Com essas 4 dicas agora está fácil fazer o bom uso da ferramenta em seu condomínio.